Por presentaciones entenderemos no sólo el medio de proyectar imágenes con apoyo de computadora y videobeam, sino todo tipo de medios y técnicas que actúan para soportar una exposición cualquiera, excepción hecha del pizarrón y del pintarrón. En este sentido, lo que aquí se comenta es aplicable también al uso de rotafolios, retroproyector, transpa
Nuestra colaboración constituye una colección de recetas. Espero que, como toda buena receta, pueda en su momento ser mejorada por el buen gusto y la "buena mano" de cada uno de nuestros amables lectores.
Las presentaciones no constituyen una simple decoración. Cuando hablamos en público, normalmente utilizamos elementos auxiliares como notas, mapas mentales, pizarrón, rotafolios o instrumentos más elaborados como proyecciones multimedia.
Existen diversas motivaciones por las que realizamos presentaciones: informar, persuadir, motivar, enseñar, vender. Resulta obvio que la motivación de la charla incidirá sobre el resto de los aspectos relacionados con la presentación. Después de todo, compartimos que toda presentación eficaz crea un cambio en el público: lo motiva, lo disuade, le ofrece conocimientos nuevos, refuerza conocimientos previos, lo convence. En otras palabras, si queremos realizar una presentación eficaz, si queremos provocar un cambio en el público, es preciso tener claros nuestros propósitos y apoyarlos adecuadamente con todos los medios disponibles para ello.
- En este sentido, las presentaciones electrónicas cumplen objetivos bien definidos.
Constituyen un guión para el expositor. Permiten al expositor limitar el uso de apuntes, en la medida en que sus apuntes están a la vista de todos. El expositor puede, en consecuencia, evitar el uso de la memoria y leer con toda libertad el guión, siguiendo con ello el orden lógico y el flujo normal de la exposición. - Proveen a los escuchas de un medio de anotación fácil de seguir. En efecto, el hecho de presentar de una manera resumida los puntos principales de una exposición permite a la audiencia la realización de anotaciones rápidas, deján-doles tiempo disponible para escuchar el resto de los argumentos.
Se dice que un orador habla a una velocidad de hasta 135 palabras por minuto, mientras que quien lo escucha es capaz de tomar notas de sólo 40 palabras por minuto, a menos que sea un "as" de la taquigrafía. Así, la posibilidad de aprovechar toda la información se reduce a un 30% del total.
Las presentaciones permiten, además, que el auditorio dedique un mayor tiempo a la observación de todos los elementos de las diapositivas o las láminas, así como a lo que el expositor dice, lo que incidirá en un mejor aprovechamiento y en una mayor memorización de la información que se expone. - Constituyen un mecanismo de facilitación de la memoria. Cuando una presentación es exitosa, bastará a quien la escuchó el repaso de sus notas resumidas para recordar ampliamente el contenido de la misma. La función básica de las notas no es la de transcribir la totalidad del discurso: se trata simple-mente de retener aquellos elementos que permitan recordar más tarde los detalles del discurso.
- Facilitan los cambios en el contenido.Algunas veces es necesario realizar modificaciones al contenido de las presentaciones, tomando en consideración la aparición de nuevos elementos o los requerimientos de adaptación del contenido a las distintos audiencias y las condiciones del escenario.
Es posible que necesite modificar algunos ejemplos que faciliten la comprensión del discurso. Tal vez me di cuenta de que mi presentación presenta algún "gazapo" o algún "error de dedo". Tal vez los colores de fondo que elegí no se aprecian adecuadamente en el ambiente de la sala donde expondré mi material. Las presentaciones electrónicas hacen posible la realización de cambios en unos cuantos minutos, incluso previos a la misma exposición. - El secuenciamiento es flexible. Es posible con muchísima facilidad alterar la secuencia de presentación de las dia-positivas a través de las herramientas provistas por los paquetes informáticos, lo que redunda en una flexibilidad mucho mayor que la que ofrece otro tipo de sopor-tes.
- La transición es fácil. La transición es el paso de una diapositiva a otra, de una lámina a otra, de un ace-tato a otro. Las presentaciones electrónicas presentan una facilidad mayor que otros soportes para efectuar la transición en forma instantánea, ya sea mediante un simple clic o mediante la programación de un tiempo de espera determinado para ello.
- Los efectos visuales resultan efectivos. Las presentaciones electrónicas ofrecen una serie de efectos de pantalla que redun-dan en un mayor atractivo durante el tiempo de transición o de presentación de las diapositivas, lo cual ayuda al expositor a mantener el interés de la audiencia sobre la pantalla.
Todas las consideraciones que acabamos de comentar constituyen razones por las cuales las presentaciones personales realizadas con apoyos visuales resultan más eficientes y más llamativas que la lectura en voz alta de un texto o que la simple exposición verbal de un tema.
Sin embargo, la realización de todos estos apoyos visuales requiere de un trabajo considerable. Debemos saber con exactitud qué queremos decir y, en función de una serie de consideraciones de carácter técnico, cómo lo queremos decir. Es un trabajo arduo, pero es un trabajo sencillo que puede asegurarnos la obtención del éxito en nuestra exposición.
Planeación
Cuando preparamos una presentación, la enumeración de los temas y subtemas nos ayu-da a visualizar el contenido general de la presentación. Por otro lado, la enumeración representa la planeación, en estricto sentido, del contenido "crudo" de la exposición. Es, pues, la oportunidad de organizar nuestras ideas, haciéndolas pasar de un estado de "posesión personal" a otro de "apropiación colectiva".
Preparación
Una vez que hemos podido definir el propósito de la charla y el esquema de exposición, y que en consecuencia poseemos un plan general de acción, debemos preparar la pre-sentación en todos sus detalles.
Responder a la pregunta de ¿cómo voy a decir lo que quiero decir?, significa ir más allá de la organización genérica de mis ideas y del tipo de discurso que voy a ofrecer. Significa darle cuerpo a la presentación, materializarla.
Michael Stevens se pregunta porqué es necesario preparar una exposición. Por dos razones, afirma: primero, porque una presentación implica ofrecer al público mucho mayor cantidad de información que en un entorno normal de conversación o diálogo, sin interrupciones, por lo que es preciso darle a la presentación un orden lógico y claridad para que pueda ser seguida por el público; segundo, para combatir la ansiedad natural que implica para el orador someterse a la exposición pública, ofreciendo al presentador la posibilidad de adquirir mayor confianza.
La preparación es, quizá, la parte más intensa del proceso de una presentación. Nos impone un esfuerzo especial por hacer coincidir lo que tengo que decir con el perfil de mi auditorio, a través de todos los medios que me permitan comunicar mi mensaje de ma-nera efectiva, eficaz y eficiente. Lo que se prepara es el paso de la idea, al objeto, al sujeto. Y, en consecuencia, representa una muy importante parte del éxito de la presentación. La preparación opera en dos sentidos: la preparación del material que utilizaré en mi presentación y la preparación de la exposición propiamente dicha bajo criterios co-municacionales.
El formato
La comunicación humana está hecha de múltiples señales y símbolos. Mientras las pa-labras envían un mensaje, el cuerpo emite mensajes adicionales que pueden ser com-plementarios, afirmativos o, incluso, contradictorios del primero; y si, al tiempo de pro-yectar dichos mensajes al mundo exterior, apuntalamos nuestros dichos y nuestra co-municación no verbal con medios idóneos para la exposición de imágenes, gráficas y textos, podremos estar más cerca de que nuestro mensaje llegue, por alguna de las vías de percepción del ser humano, a la audiencia que nos observa.
Es por ello que el formato resulta relevante. Es el medio que se transforma en mensaje. Para ser más directa, la comunicación establecida por las presentaciones deberá estar contenida en un medio (o un grupo de medios) que exprese(n) lo que quiere decirse, sin adornos exagerados, sin palabras sobrantes, sin lastres, pero también cuidando de no quedar "corto".
Los elementos de la elección primaria del formato van, pues, desde la división de las partes de la presentación hasta la selección de la llamada "puesta en página". Pasaremos a revisar cada uno de ellos.
A. Partes de la presentación
Las partes de toda presentación pueden resumirse en tres, principalmente:
La Apertura, primeras láminas o diapositivas de la presentación. Normalmente la primera diapositiva contiene el título de la charla y el nombre del expositor, ele-mentos que se mantendrán a la vista del público mientras se instala en el lugar de la presentación y que cumple con la función de anticipar lo que el auditorio encontrará en breve. Además del título, suele presentarse una diapositiva que contiene una es-pecie de tabla de materias o de temas generales que serán abordados en la charla.El Cuerpo, que contiene lo que qlas texturas y los objetos que se incluyen en una diapositiva mejoran el "llamado" visual. Si bien, efectivamente, el coloreado de las diapositivas persigue transformarlas, partiendo de un sencillo blanco y negro hacia nomenclaturas cromáticas adaptadas para ser atractivas, su utilización incluye la consideración de otro tipo de factores.
Primero que nada, debemos tener en cuenta que una diapositiva excesivamente colorea-da, lejos de atraer a la audiencia produce su rechazo. Cuestión es de imaginar una dia-positiva que incluya varios colores de fondo y varios colores de texto colocados indis-tintamente: nuestra reacción como público puede ir desde volver la vista a la ventana (luego de intentar observar el texto), hasta un franco dolor de cabeza si las combinacio-nes exageradas subsisten a lo largo de la presentación.
Los paquetes computacionales comerciales incluyen ya patrones de diapositivas que comprenden combinaciones y diseños de las diapositivas, de acuerdo a los distintos gustos y preferencias del usuario. Al usuario corresponderá aplicar su buen gusto en la elección del patrón que más le convenga, o bien en el diseño del patrón que prefiera para la ocasión. Sin embargo podemos destacar algunas recomendaciones generales. No se utiliza el mismo fondo en todos los casos; la elección reposa en varias premisas:
Las características del equipo de proyección.- Existen equipos tipo «cañón», cuya nitidez depende de su capacidad en ansilúmenes: a mayor número de ansilúme-nes, mayor nitidez y mayor posibilidad de proyectar adecuadamente los colores en ambientes iluminados.
El ambiente de la presentación.- La iluminación del lugar en que deberá llevarse a cabo la presentación incide en la calidad de la proyección. En este sentido, hemos podido observar la proyección de diapositivas muy bien logradas que, no obstante, prácticamente eran ilegibles en condiciones de iluminación media. Normalmente deben elegirse fondos claros en un ambiente iluminado y fondos de colores obscu-ros para ambientes sumergidos en la penumbra o en la ausencia de iluminación, a menos que se cuente con equipos de proyección de alta capacidad en ansilúmenes.
Por otro lado, la combinación de colores debe permitir una lectura reposada del texto. No se trata de establecer sólo la atracción visual que produce el color, sino de que, una vez que la audiencia es atrapada, pueda tener acceso a lo que la diapositiva "dice". Para fondos claros, se imponen textos coloreados en tonos obscuros y a la inversa.
El perfil del público.- De la misma manera que una presentación debe planearse en función de las características generales de la audiencia, el uso de los colores deberá responder al perfil del público. Difícilmente podríamos sostener una exitosa pre-sentación ante una audiencia formada por conspicuos miembros de una secta reli-giosa, utilizando fondos rojos, amarillos y rosas en colores chillantes y pastel.
En todo caso, una vez elegidos los colores del fondo y los colores del texto en función de las condiciones de ambiente del lugar de la presentación y del equipo del que dispo-nemos, debemos cuidar de no extremar el uso de los colores. Lo recomendable sería limitar a tres colores por diapositiva, sin considerar las ilustraciones. Y hasta donde sea posible, imprimir coherencia al uso de colores en la presentación, es decir que se utili-cen las mismas combinaciones, como un patrón, a lo largo de la misma.
C. Simplicidad e inteligibilidad
Si de lo que se trata a lo largo de una presentación es de hacer pasar un mensaje, sea cual fuere, lo más importante es encontrar fórmulas directas, sencillas, que no dejen un margen amplio de dudas. Nuestras frases no deben ser rebuscadas, ni obscuras. Nuestros ejemplos deben estar al alcance del entendimiento de quien las escuche. Como lo resu-mirían Asher y Chambers, el lenguaje rimbombante no establece comunicación, el len-guaje ambiguo constituye una amenaza a la credibilidad y, en consecuencia, la sencillez aumenta la claridad.
Incluso tratándose de presentaciones que deban llevarse a cabo ante audiencias especia-lizadas en el tema de que se trate, no debemos ceder a la tentación de "lucirnos" con el uso de un lenguaje complicado, intelectualoide, difícil de seguir y de entender por los destinatarios de nuestro mensaje. Tan es así que es recomendable que, aun en estos ca-sos, el uso de terminología especializada se limite a lo estrictamente necesario: la defi-nición exacta de conceptos y fenómenos.
Es necesario, además, evitar vicios del lenguaje, como los barbarismos (el uso de térmi-nos importados de otro idioma, cuando existen palabras en el nuestro que son natural-mente aplicables); es preciso adoptar un tono natural, personal, directo, que evite la imitación deliberada del estilo de otros, el lenguaje figurado cuando no es necesario y los rodeos o circunloquios.
D. Tipografía.
El uso de la tipografía, que incluye la fuente y el tamaño de la fuente, es fundamental para que el texto sea legible y, en consecuencia, inteligible. Normalmente, dentro de los paquetes de procesamiento de texto y de presentaciones electrónicas se ofrecen un nú-mero importante de fuentes, que corresponden a estilos gráficos muy diversos. Creemos importante considerar que, en este caso, la fuente no debe ser tratada como un elemento decorativo, sino como un elemento de comunicación directa. De ahí que se recomiende la elección de fuentes que permitan una lectura sencilla (como Times New Roman, Tahoma y Verdana).
Otro elemento a considerar es el tamaño de la fuente. En muchas ocasiones redactamos documentos que pretendemos presentar a un público determinado, pero nos parece sufi-cientemente legible si puedo leerlo yo a una distancia menor de tres metros. ¡Cuidado!. El tamaño de la fuente deberá elegirse en función del lugar en donde voy a llevar a cabo mi plática. Si se trata de un pequeño salón a donde asistirá un número limitado de per-sonas, podré elegir fuentes más pequeñas que en el caso de realizar mi presentación en un aula de clases.
Pueden utilizarse varios tipos de fuente como códigos distintivos de las distintas partes de la diapositiva. Por ejemplo, puede utilizarse Verdana para los Encabezados, como código de las partes de la exposición, mientras se usa Tahoma para los elementos prin-cipales y TNR para los elementos secundarios o los ejemplos de la diapositiva; de lo anterior podemos concluir que, con el ánimo de mantener el interés del público y la uni-dad de los códigos utilizados, vale como recomendación mantener el estilo tipográfico a todo lo largo de la presentación. Sin embargo, debemos limitar a tres tipos de fuente por acetato o diapositiva, a efecto de evitar que la multiplicidad de fuentes se convierta en un motivo de cansancio y, por ende, en un pretexto para que el público evite la lectura del material.
Por último, deberemos evitar la proyección de textos escritos sólo en mayúsculas, o en formatos "versales" o "script", puesto que ello suele producir mayores dificultades de lectura y mayor cansancio en el público.
E. Cantidad de información
Una presentación intenta exponer un tema determinado, generalmente sin llegar a agotar todo lo que puede decirse del mismo. Para eso están los tratados, los libros especializados, los documentos monográficos, las referencias que dan sustento a lo que a través de la presentación se afirma. Es por ello que el contenido de la presentación debe abarcar lo esencial.
Ahora bien, ¿en cuántas diapositivas debo proyectar lo esencial de mi charla? No existe un número determinado. Esto dependerá de lo complejo del tema y del tiempo disponi-ble. Sin embargo podemos advertir lo siguiente:
Como una presentación no es una copia de otros documentos, debemos evitar la tenta-ción de transcribir. Es generalizada la práctica, particularmente en el ambiente escolar, de preparar acetatos efectuando una simple copia de una página de un libro. El efecto de un acetato como ése es el rechazo por parte de la audiencia: las fuentes son demasiado pequeñas, el atiborramiento de información invita a no atenderla, se dificulta la toma de notas, no es atractivo. La audiencia que extravía la atención y seguimiento de la pre-sentación por esta causa, es una audiencia que se ha perdido y su recuperación depende-rá de la habilidad personal del expositor para recuperarla. Insistimos, una diapositiva no es un texto de consulta.
En consecuencia, una diapositiva debe contener una idea principal y, en su caso, algunas ideas dependientes de la anterior, que la describen, que la ejemplifican, que la anali-zan ; sin embargo, podrá incluirse mayor número de ideas (4 o 5), cuidando siempre de no sobrecargar la diapositiva. Todo aquello no incluido voluntariamente en la diapositiva es objeto de las "notas del orador" y de la elocuencia del mismo. Elocuencia, en este caso, es simplemente la posibilidad de que el expositor complemente, amplíe, extienda el contenido de la presentación con ideas, argumentos, ejemplos, comparaciones que son expresadas verbalmente.
Como punto de referencia, podemos adelantar que una diapositiva bien lograda incluirá entre 30 y 40 palabras como máximo. Aunque pudiera parecer un contrasentido, una diapositiva debe contener mas "aire" que palabras, entendiendo por aire no sólo los es-pacios vacíos de letras, sino las ilustraciones y colores utilizados. Es el "aire" el meca-nismo de trampa de nuestro auditorio, aquél que hace una lectura más sencilla y una visión más atractiva para la audiencia, aquél que les "clava" los ojos en la diapositiva.
Ahora bien, es obvio que la aplicación de estas recomendaciones se dificultará en algu-nos casos, en virtud de que la información que quiere presentarse es copiosa. En este caso debemos preguntarnos si es posible subdividir la información en varias diapositi-vas: si la respuesta es afirmativa, hagámoslo, pero si resulta negativa, procuremos sinte-tizar al máximo con el ánimo de hacer más "habitable" la diapositiva.
